245-ORG-2020

17.11.2020

Către:

Consiliul Superior al Magistraturii

În atenția doamnei Judecător Nicoleta-Margareta ŢÎNŢ,

Președintele Consiliului Superior al Magistraturii

Stimată Doamnă Președinte,

Creșterea alarmantă a incidenței cazurilor de Covid-19 în România ne determină să readucem în discuție măsurile necesare pentru diminuarea riscurilor. Pe lângă regulile instituite la nivel guvernamental, se impun o serie de acțiuni suplimentare la nivelul activității judiciare, pentru a evita îmbolnăvirile și blocarea activității instanțelor. În continuare, supraaglomerarea din instanțe și parchete este de natură a accentua creșterea îmbolnăvirilor în rândul personalului și al avocaților. Accentuarea crizei sanitare în această toamnă a determinat UNBR să inițieze o nouă consultare a barourilor cu privire la dificultățile întâmpinate în aplicarea Hotărârii CSM – Secția pentru Judecători nr. 734/2020 și să solicite identificarea unor soluții suplimentare pentru a face față acestei noi etape din criza sanitară în care ne aflăm.

În spiritul dialogului instituțional[1] dintre CSM și UNBR, vă transmitem că poziția majoritară a barourilor, exprimată în cadrul ședinței Comisiei Permanente a UNBR din data de 11.11.2020, care a avut loc cu participarea decanilor, este că trebuie continuată judecarea tuturor cauzelor, fără restrângerea ariei de litigii, cu menținerea, luarea și respectarea strictă a următoarelor măsuri:

MĂSURI ADMINISTRATIVE

• Privind programarea cauzelor
• Privind accesul avocaților în instanțe și parchete
• Privind accesul în arhiva/registratura instanței
 
1. Programarea fiecărei cauze pe intervale orare și evitarea programării mai multor dosare într-un interval orar restrâns, astfel încât să se evite aglomerarea în sala de judecată;
2. Programarea dosarelor care necesită administrarea de probatorii complexe (audiere de martori, interogatorii, discutarea obiecțiunilor la rapoarte de expertiză) spre sfârșitul ședinței, astfel încât să se evite atât supraaglomerarea în săli, cât și decalarea intervalelor orare fixate;
3. Afișarea pe site-ul instanțelor, în mod vizibil, a listelor ședințelor de judecată cu intervalele orare stabilite cu cel puțin 5 zile înainte de ședința de judecată, pentru a se putea asigura substituirea în cazul în care sunt dosare ce se suprapun în același interval orar, Ia instanțe diferite sau chiar la complete ale aceleiași instanțe; la stabilirea intervalului orar, ar trebui ca președintele completului să aibă în vedere identitatea de avocați participanți în cauzele aflate pe lista de ședință;
4. Crearea unui spațiu pentru avocați la toate instanțele, cu limitarea accesului justițiabililor;
5. Transmiterea, în conținutul citațiilor, către părți, a recomandării de a nu se prezenta la instanță dacă au reprezentant avocat (exceptând situațiile în care legea impune prezența părților);
6. Accesul la Parchete este mult mai restrictiv decât la instanțe, astfel că se impun discuții cu Parchetul General și Secția pentru Procurori a CSM pentru stabilirea unui set comun de reguli;
7. Menținerea programului normal al registraturilor și arhivelor și planificarea unor intervale orare alocate distinct avocaților în vederea consultării dosarelor;
8. Reglementarea facilității acordate avocaților de a fotografia conținutul dosarelor, pentru a limita timpul petrecut în interiorul arhivei;
9. Angajarea personalului corespunzător pentru scanarea tuturor pieselor întregului dosar, având în vedere că deși există acces la dosarul electronic, nu toate documentele sunt scanate (mai ales în ceea ce privește dosarele penale), cu justificarea că nu există personal;
10. Comunicarea permanentă cu reprezentanții UNBR și ai barourilor locale asupra problemelor care apar în desfășurarea actului de justiție.

MĂSURI ORGANIZATORICE

1. Reglementarea expresă ca instanțele să țină cont de eventualele cereri de preschimbare a orei sau a termenului de judecată formulate de către avocați, sub rezerva justificării acestora.
2. Admiterea cererilor de amânare în baza documentelor justificative privind situații în care avocatul sau părțile (acolo unde acestea nu sunt reprezentate) sunt infectați cu virusul Sars Cov-2 ori se află în carantină sau izolare, ca urmare a contactului cu o persoană infectată;
3. Dosarele în stare de amânare să fie luate cu prioritate la începutul fiecărui interval orar. În situația în care unul dintre avocați nu se prezintă la începutul intervalului orar, cauza să fie lăsată la sfârșitul respectivului interval, pentru a da posibilitatea avocatului să fie prezent și pentru a nu prejudicia părțile prin încălcarea dreptului la apărare, drept stabilit atât prin Constituția României, cât și prin Convenția Europeană a Drepturilor Omului; alocarea unui interval orar la finele ședinței de judecată pentru a doua strigare a cauzelor;
4. Lăsarea cauzelor la sfârșitul ședinței de judecată sau amânarea lor în situația în care avocatul nu se poate prezenta deoarece are mai multe dosare la alte instanțe sau în alte săli, la aceeași instanță;
5. În cazul dosarelor cu număr mare de părți (totuși, prin ipoteza, excepționale) să fie identificate și alte spații (aparținând altor instituții), spații cu dimensiuni mai generoase, în care să se desfășoare ședințele de judecată.
6. Emiterea unui punct de vedere oficial în sensul că, în contextul actualei situații de răspândire a Sars Cov-2, acolo unde este cazul, izolarea la domiciliu a unei părți sau a reprezentatului său convențional constituie un motiv temeinic justificat, în sensul art. 186 Cod procedură civilă, pentru repunerea în termenele procedurale;
7. Transmiterea unui mesaj ferm și unitar referitor la faptul că dreptul la apărare este unul fundamental garantat de Constituția României (art. 24), drept care nu poate fi înlăturat în contextul restricțiilor impuse de răspândirea Sars Cov-2. Aceasta presupune inclusiv dreptul părților de a-și alege avocatul, astfel încât substituirea avocatului nu poate fi realizată în toate cazurile.

MĂSURI PRIVIND DOSARUL ELECTRONIC ȘI COMUNICAREA ELECTRONICĂ

1. Scanarea integrală a tuturor documentelor în dosarul electronic, inclusiv a dosarelor penale, a dovezilor de îndeplinire a procedurii de citare în dosarul electronic, a dosarelor de executare atașate etc;
2. Încurajarea comunicării electronice între avocat/parte și instanță/parchet și invers. În acest sens, instanțele/parchetele ar trebui să se asigure că adresele de poștă electronică vor permite o capacitate mai mare de recepționare a documentelor (alocarea unor spații de stocare mai mari pe serverele de email);
3. Eficientizarea dosarului electronic, astfel încât comunicările electronice din partea avocatului/părții să ajungă direct în acest dosar, fără implicarea într-o pondere prea ridicată a factorului uman și fără să fie necesară tipărirea documentelor în vederea scanării acestora;
4. Aplicarea și utilizarea dosarului electronic în mod exclusiv pentru anumite cauze, care nu impun prezența fizică a părților ori a avocaților (cauze cu valoare redusă, cauze în contencios administrativ/fiscal, cauze având ca obiect achiziții publice). De remarcat aici programele informatice utilizate deja la Curtea de Apel Galați, care sunt foarte eficiente în materie de comunicare, inclusiv a citațiilor;
5. Dotarea tuturor instanțelor cu mijloace tehnologice care să permită utilizarea videoconferinței în procesul judiciar, potrivit legii.
6. Comunicarea parolelor pentru avocații înscriși în SAJ, astfel încât să aibă posibilitatea studierii din timp și temeinic a dosarelor în care primesc delegații;
7. Intensificarea eforturilor pentru dosarul electronic, inclusiv prin modificarea (lărgirea) schemei de personal a instanțelor, astfel încât acest proiect să devină o alternativă efectivă la consultarea dosarului la arhivă.
8. Transmiterea prin email de către organele judiciare sau instanțe către barouri, a ordonanțelor sau a extraselor din rechizitoriile procurorului, a hotărârilor judecătorești pronunțate în cursul judecății prin care s-a dispus acordarea onorariilor cuvenite avocaților pentru asistența judiciară acordată;
9. Comunicarea, prin email, către organul judiciar care a dispus plata onorariului sau către conducerea autorității în fața căreia s-a desfășurat activitatea de asistență judiciară şi/sau de reprezentare, a referatelor întocmite de către avocații din oficiu în baza art. 9 din Protocolul încheiat între UNBR, Ministerul Justiției și Ministerul Public prin care se atestă o prestație avocațială efectivă, pentru care se cuvine plata onorariului;
10. Facilitarea de către A.N.P. și M.A.I. a exercitării dreptului la apărare de către avocați prin acordarea unei variante alternative celei clasice de a lua legătura cu clienții aflați în stare de arest sau în executarea unor pedepse privative de libertate și prin intermediul aplicațiilor Skype, WhatsApp sau orice altă aplicație de acest gen, astfel cum se proceda și în starea de urgență;
11. În situația în care instanța procedează la audierea inculpatului în sistem videoconferință, să existe posibilitatea ca avocatul să participe la această videoconferință de la sediul biroului de avocat sau din sala de judecată, fără a exista obligativitatea de a fi prezent la locul de detenție al inculpatului;

MĂSURI SANITARE

1. Optimizarea traseelor în clădirile instanțelor, eventual reconfigurarea traseelor spre o mai bună gestionare a circulației, mai ales în zonele de acces cu publicul, pentru a reduce riscurile de îmbolnăvire (în acele cazuri în care acest aspect nu a fost deja realizat);
2. Curățarea continuă a spațiilor, în special a celor în care este permis accesul publicului. Dezinfectarea și aerisirea regulată a spațiilor (există încă diferențe între instanțe în privința acestei cerințe);
3. Comunicarea publică a numărului de cazuri de îmbolnăviri din cadrul instanțelor/parchetelor în condițiile respectării normelor GDPR, pentru a putea preveni alte îmbolnăviri și a putea organiza eficient activitatea.

 *

Având în vedere că eficiența măsurilor adoptate ține de caracterul unitar al acestora solicităm ca normele ce se vor emite să aibă caracter general aplicabil.

Ne arătam toată disponibilitatea pentru orice dialog care să aibă la bază explicarea și modalitatea de realizare în practică a măsurilor solicitate, sens în care apreciem ca fiind utilă o dezbatere, față în față, cu respectarea cerințelor sanitare ce se impun, cu comisia de lucru organizată la nivelul organelor reprezentative ale profesiei de avocat.

Cu deosebită considerație,

Președintele UNBR

Av. dr. Traian Briciu

[1] Ghid de bune practici privind relația sistemului judiciar cu celelalte profesii juridice, în special avocați; Protocolul privind colaborarea între Consiliul Superior al Magistraturii și Uniunea Națională a Barourilor din România, încheiat la 19 mai 2011.

Descarcă PDF